Son todo tipo de documentos que se intercambia con los proveedores, como: Ordenes de compra, facturas, recibos de compra, notas de crédito, etc.
Los documentos cuentan con 3 secciones:
ENCABEZADO: Donde se indica el proveedor, el tipo de documento, fecha, vencimiento, N° de comprobante fiscal, moneda, comentarios, etc.
DETALLES: En el detalle se indican los productos (permiten inventario) o servicios (no permiten inventario) que se están comprando al proveedor, el almacén que afectarán (en caso de productos), descuentos, precios, etc.
PIE DE PÁGINA: Veremos los totales gravables y exentos, incluyendo los descuentos y montos de impuestos generados por la compra o gasto
Los documentos pueden tener 2 condiciones de pago, lo que ayuda a determinar la forma como se registrará su pago y su asiento contable:
CONTADO: Son identificados en donde la fecha de vencimiento coincide con la fecha de generación del documento. Estos documentos requieren que se registre de manera inmediata el pago al proveedor de una de las cajas o bancos registradas en el módulo de Bancos, si no se registra su pago, aparece como pendientes en los estados de cuenta del proveedor, pero no puede ser registrado su cobro por el módulo de cuentas por pagar (CxP)
CRÉDITO: Es cuando hay al menos un (1) día de vencimiento con respecto a la fecha de generación del documento. El registro del pago del proveedor puede ser en cualquier fecha posterior a la generación del documento y el mismo es gestionado a través del módulo de CxP
Los documentos pueden ser generados de 2 formas, pero todos caen en el mismo repositorio de documentos de compras o gastos:
DIRECTO: Generados por el usuario en el menú: Compras > Documentos
IMPORTANTE: Los documentos pueden estár enlazados o relacionados unos con otros a través de la función "Generado de:", esto significa que un documento puede haber sido generado de otro documento