Son todo tipo de documentos que se intercambia con los clientes, como: Cotizaciones, pedidos, facturas, notas de crédito, etc.
Los documentos cuentan con 3 secciones:
ENCABEZADO: Donde se indica el tipo de documento, el cliente, fecha, vencimiento, moneda, comentarios generales, etc. Recuerde que solo podrá usar los tipos de documentos que tengan comprobantes asignados y vigentes. Para ver los no vigentes, podrá hacer clic en la etiqueta azul "Documento"
DETALLES: En el detalle se indican los productos (permiten inventario) o servicios (no permiten inventario) que se están vendiendo al cliente, el almacén que afectarán (en caso de productos), descuentos, precios asignados al cliente, etc.
PIE DE PÁGINA: Veremos los totales gravables y exentos, incluyendo los descuentos y montos de impuestos generados por la venta
Los documentos pueden tener 2 condiciones de pago, lo que ayuda a determinar la forma como se registrará su pago y su asiento contable:
CONTADO: Son identificados en donde la fecha de vencimiento coincide con la fecha de generación del documento. Estos documentos requieren que se registre de manera inmediata el pago del cliente a una de las cajas o bancos registradas en el módulo de Bancos, si no se registra su pago, aparece como pendientes en los estados de cuenta del cliente, pero no puede ser registrado su cobro por el módulo de cuentas por cobrar (CxC)
CRÉDITO: Es cuando hay al menos un (1) día de vencimiento con respecto a la fecha de generación del documento. El registro del pago del cliente puede ser en cualquier fecha posterior a la generación del documento y el mismo es gestionado a través del módulo de CxC
Los documentos pueden ser generados de diversas formas, pero todos caen en el mismo repositorio de documentos de ventas:
DIRECTO: Generados por el usuario en el menú: Ventas > Documentos
SALDAR CON: Generados por el usuario al hacer clic en el botón con este nombre en la ventana de Ventas > Documentos, también se generan cuando se hacen devoluciones o notas de crédito de pronto pago
P.O.S.: Generados por cualquiera de las interfaces de punto de venta que simplifican el proceso de facturación: Retail, Restaurantes, Hoteles, Talleres, etc.
CONTRATOS: Generados de forma automática por el usuario cuando se emiten cuotas de contratos registrados en el menú: Ventas > Otras funciones > Contratos
IMPORTANTE: Los documentos pueden estár enlazados o relacionados unos con otros a través de la función "Generado de:", esto significa que un documento puede haber sido generado de otro documento